Personal de archivo y planeación de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH), recibió la conferencia magistral «Estrategias clave para la transición hacia la gestión de documentos electrónicos», de parte del coordinador académico del Instituto Santa Fe de Quito, Ecuador, Hugo Vinicio Carrión.
En su ponencia informó que la transición a la era digital no se trata solo de escanear papeles, sino de transformar la forma en que los expedientes se crean, validan, protegen y utilizan.
Explicó que dar este salto es una necesidad imperativa para mejorar la eficiencia, facilitar el acceso, transparentar el quehacer universitario y ahorrar recursos materiales.
Vinicio Carrión subrayó que se requiere una evolución en la cultura, las normas y las responsabilidades operativas, pues el verdadero desafío consiste en reconocer que los formatos virtuales poseen la misma validez legal y autenticidad que el papel.
Además enfatizó en la necesidad de comprender que los archivos contemporáneos van más allá del texto impreso, al abarcar correos, audios, videos, bases de datos e imágenes; por tal motivo, todo material que albergue datos debe catalogarse metódicamente para asegurar su pronta recuperación.
En este escenario, dijo que la Inteligencia Artificial (IA) emerge como una aliada estratégica para clasificar, buscar, resumir y automatizar rutinas; sin embargo, advirtió que su implementación exige la supervisión crítica del factor humano para evitar fallas, falsificaciones o alteraciones estructurales.
Por lo tanto, puntualizó que resulta vital trabajar de manera integral, al considerar tanto los aspectos técnicos como los operativos, a fin de garantizar que los repositorios institucionales sean confiables, seguros y sostenibles a largo plazo.
Finalmente, Vinicio Carrión concluyó que, si bien la innovación avanza con fuerza, es crucial visualizar desde ahora la operatividad del futuro, esta deberá basarse en la interoperabilidad, lo cual permitirá consultar los mismos registros desde distintas plataformas sin necesidad de duplicarlos, erradicando así el desorden en las dependencias.
